Постановка задач підлеглим є важливою складовою управління командою.
Правила постановки задачі мають сприяти ясній і однозначній інтерпретації, розумінню мети й обмежень завдання. Цей алгоритм може допомогти встановити ефективний процес постановки задач підлеглим та сприяти досягненню бажаних результатів.
Мета
Перш за все чітко визначте, що саме ви хочете досягти – ціль або завдання, яке потрібно вирішити. Будьте впевнені, що ви розумієте, чого ви очікуєте від підлеглого. Розберіть завдання на складові частини. Поділіть задачу на більш дрібні кроки або етапи. Це дозволить краще розуміти, що саме потрібно зробити. Розгляньте контекст. Визначте будь-які обмеження, які пов’язані з виконанням завдання.
Чотири основні функції менеджменту це – планування, мотивація, організація і контроль. Постановка будь-якої задачі повинна відповідати на чотири питання – Що, Навіщо?, Як? і Коли?
Планування “Що?”
- Озвучте завдання.
- Подайте всю необхідну інформацію або дані, необхідні для розв’язання проблеми.
- Чітко визначте, яку інформацію чи результат ви очікуєте отримати. Визначте, як буде оцінюватися успішне вирішення завдання.
- Подайте приклади або ілюстрації, якщо це допоможе зрозуміти постановку задачі. Забезпечте підлеглому всю необхідну інформацію, що стосується задачі. Чим чіткіше і зрозуміліше буде завдання, тим легше буде його виконати.
- Будьте відкритими для обговорення з метою уточнення та виправлення непорозумінь. Запитайте, чи є у нього які-небудь уточнення або питання, та роз’ясніть будь-які непорозуміння. Переконайтеся, що отримувач розуміє поставлене завдання, що всі необхідні деталі включені й що постановка задачі є чіткою і зрозумілою для всіх сторін.
Мотивація “Навіщо?”
Поясніть важливість завдання. Поясніть, чому ця задача важлива для загального успіху проєкт або організації. Визначте терміни, які використовуються у завданні, і уточніть їх значення, якщо це необхідно.
Організація “Як?”
Переконайтеся, що у підлеглого є всі необхідні ресурси, такі як час, знання, матеріали або підтримка інших членів команди. Важливо, щоб підлеглий чітко розумів, коли завдання має бути виконане та які результати очікуються. Дайте підлеглому знати, що ви готові надати підтримку або відповісти на будь-які питання, які виникнуть під час виконання завдання.
Перевірка повноти й чіткості. Контроль – “Коли?”
- Домовтеся про строки та очікувані результати.
- Відстежуйте прогрес та надавайте зворотний зв’язок.
- Підтримуйте відкритий канал комунікації, щоб мати змогу відстежувати прогрес виконання завдання.
- Похваліть успіхи у вирішенні задачі. Похваливши підлеглого за успішне виконання завдання, розгляньте, які були виклики або проблеми, і вирішіть їх разом.